Mettersi a disposizione dei viaggiatori, aprire le porte di casa propria, guadagnare qualcosa in più ogni mese: in apparenza sembra semplice. Chi si avvicina per la prima volta al mondo degli affitti brevi immagina un percorso tranquillo, fatto di prenotazioni che arrivano, persone da ospitare, soldi che entrano.
Poi arriva il momento dei messaggi alle undici di sera, delle pulizie da coordinare tra un check-out e il successivo, delle notifiche che compaiono contemporaneamente su tre piattaforme diverse. Per gestire un immobile per gli affitti brevi bisogna mettere in atto un’organizzazione ben precisa. Quindi, è davvero importante capire come e dove intervenire con soluzioni automatizzate.
Il ruolo del property manager digitale
Affrontare da soli tutte le operazioni legate agli affitti brevi è possibile, ma fino a un certo punto. C’è il rischio di trasformare un’opportunità redditizia in un lavoro a tempo pieno, con reperibilità anche di notte. Quindi, sempre più proprietari di case si affidano a soluzioni digitali costruite appositamente per questo settore, come DolceBot, il primo property manager digitale pensato per chi vuole guadagnare senza essere sommerso dalla burocrazia.
Attraverso questa piattaforma, le interazioni manuali scendono fino al 95%, lasciando al proprietario soltanto alcune decisioni. Tutti gli aspetti, dalle prenotazioni alle comunicazioni, dai check-in ai pagamenti, vengono gestiti in automatico, 24 ore su 24. C’è anche l’assistente digitale Maya, che risponde alle domande degli ospiti in oltre dieci lingue.
Per quanto riguarda le prenotazioni, DolceBot sincronizza disponibilità e tariffe su tutti i portali collegati. Nessun rischio di overbooking, quindi. Tutto ciò che ha a che fare con gli ospiti confluisce in un’unica pagina centralizzata, così niente può essere perso.
Chi sceglie di operare in regime di cedolare secca riceve un supporto chiaro anche sul piano fiscale: DolceBot gestisce gli adempimenti considerando l’aliquota del 21% per la prima casa e del 26% per la seconda. Accedendo alla piattaforma, il proprietario tiene sotto controllo occupazione e rendimento netto dei propri immobili, senza dover fare calcoli manualmente.
Calendari e tariffe
Pubblicare un annuncio su Airbnb, su Booking e su altri portali contemporaneamente è una scelta corretta per aumentare la visibilità. Ma ogni prenotazione che arriva su un canale deve essere immediatamente riportata sugli altri, altrimenti il rischio di prenotazioni doppie diventa concreto. Allo stesso tempo, l’aggiornamento manuale dei calendari può diventare un vero e proprio incubo.
Si può delegare questa sincronizzazione a un sistema automatico. Non appena una prenotazione viene confermata su un portale, tutti gli altri vengono aggiornati.
Documenti e tassa di soggiorno
Le normative in materia di affitti brevi prevedono obblighi precisi: i dati degli ospiti vanno raccolti e comunicati alle autorità competenti entro tempi molto stretti. Non è sempre semplice tenere sotto controllo tutti questi aspetti e si rischia di mettere in atto un’operazione caotica e soggetta ad errori.
Tutto cambia con un sistema che permette di inviare agli ospiti un link per il caricamento dei documenti e il pagamento digitale. Prima ancora del check-in, il proprietario della casa ha già tutto ciò che serve: documenti per la verifica dell’identità, pagamento della tassa e dati archiviati in modo conforme alle normative. Così non ci saranno rischi di dimenticare qualche passaggio.
Contabilità e ricevute
Fare i conti a fine anno, tra fogli di calcolo, ricevute disperse tra le cartelle del computer e commissioni da sottrarre manualmente ai guadagni lordi, è praticamente impossibile. Molti scoprono davvero tardi quanto sia complicato ricostruire la storia finanziaria di un immobile mese per mese.
Utilizzando un sistema automatizzato, è possibile ottenere in qualsiasi momento resoconti dettagliati per ogni prenotazione, registrare i pagamenti ricevuti e tracciare tutte le voci di spesa. Alla fine dell’anno, la rendicontazione si prepara su una base di dati perfettamente ordinati e da controllare senza problemi. Quello che sembrava un peso burocratico diventa, con gli strumenti giusti, un vero e proprio strumento di monitoraggio e di pianificazione.